Elektronisches Kanban vs. Papier-Kanban: Vorteile und Nachteile

Das Kanban (看板) entstand in den 1970er Jahren bei Toyota als visuelles Werkzeug zur Bestandsverwaltung nach der Pull-Logik.
Das System basierte auf physischen, wiederverwendbaren Karten, die jedem Behälter zugeordnet waren. Sobald das Material verbraucht war, wurde die Karte manuell auf ein Kanban-Board verschoben, um den Bedarf an Nachschub zu signalisieren.

Mit der digitalen Entwicklung wurde diese Logik weiterentwickelt und führte zum elektronischen Kanban (e-Kanban oder eKanban), das die Lean-Prinzipien beibehält, deren Wirksamkeit jedoch durch moderne Technologie erheblich verstärkt.

In diesem Artikel vergleichen wir das traditionelle Papier-Kanban mit dem elektronischen Kanban und analysieren die Vor- und Nachteile beider Systeme.

Papier-Kanban: Merkmale und Grenzen

Das physische Kanban-System basiert auf:

• Wiederverwendbaren Karten (teilweise laminiert, um die Haltbarkeit zu verlängern) mit Artikelnummer, Menge, Lieferant, Behältertyp usw.
• Einem physischen Board, auf dem die Karten beim Verbrauch platziert werden (die Spalten repräsentieren in der Regel die verschiedenen Lieferanten)
• Einem manuellen Drucksystem (z. B. Excel, Access oder aus dem ERP), um neue Karten zu erstellen oder nachzudrucken

Quelle: IEEE Computer Society

Vorteile:

• Extrem einfach und visuell
• Ideal für kleine Produktionsabteilungen oder Lager mit einer geringen Anzahl an Artikeln
• Kostengünstig in der Umsetzung, sofern keine IT-Integrationen erforderlich sind

Nachteile:

• Reelles Risiko von Kartenverlusten (nicht nachverfolgt, erfordert manuelle Suche/Inventur)
• Keine digitale Nachverfolgbarkeit: unmöglich, den Status einer Karte in Echtzeit zu kennen, ohne physisch im Supermarkt oder am Kanban-Board nachzusehen (Lieferanten können den Status nicht in Echtzeit aktualisieren)
• Manuelle Planung der Lieferungen auf dem Board (basierend auf Lead Time)
• Keine automatische Datenerfassung (z. B. Verbrauchs- oder Lead-Time-Variationen), daher keine statistische Analyse möglich
• Systemwartung (Dimensionierung, Neuberechnung der Karten) erfordert externe Tools und ist in der Regel komplex und zeitaufwendig
• Kartendruck muss mit externen Tools erfolgen und ist nicht in den Workflow integriert
• Nicht geeignet für Multi-Site-Umgebungen oder erweiterte Supply Chains
• Bestellungen im ERP müssen manuell erstellt werden, basierend auf den Karten im „zu bestellen“-Fach des Kanban-Boards
• Auch der Wareneingang ist ein manueller Prozess im ERP

Elektronisches Kanban: Merkmale und Vorteile

Das elektronische Kanban bewahrt die Pull-Logik des Lean-Systems, führt jedoch neue Funktionen ein:

• Digitale Karten mit eindeutigen Codes (z. B. QR-Code oder Barcode)
• Echtzeit-Tracking des Status jeder Karte (verfügbar, freigegeben, in Bearbeitung, produziert, versandt usw.)
• Ein digitales Kanban-Board, stets aktuell und für alle Beteiligten sichtbar (Kunden und Lieferanten)
• Erweiterte Benutzerverwaltung, um Rollen, Berechtigungen und Sichtbarkeit für jedes Teammitglied mit wenigen Klicks festzulegen
• Automatische Planung: Berechnung des Lieferdatums und Anzeige in den Kalendern von Lieferant und Kunde
• Integration mit ERP und/oder anderer Software (z. B. WMS) zur automatischen Erstellung von Produktions-, Einkaufs- oder Verkaufsaufträgen sowie Wareneingangsdokumenten
• Fehlersichere Dimensionierungs-Tools
• Automatische Wartung: Neuberechnung der Anzahl von Karten (oder anderer Parameter) über die Zeit durch Abweichungsanalyse zwischen Soll- und Ist-Daten (z. B. Verbrauchsänderungen)
• Vorlagenkonfigurator für Kartendesign und Druckmanagement
• Business Intelligence für die Überwachung von KPIs

Vorteile:

• Interne Verwaltung des Kartendrucks
• Vollständige Nachverfolgbarkeit der Karten
• Deutliche Reduktion von Fehlern und Kartenverlusten
• Automatische Wartung und Dimensionierung
• Echtzeit-Zusammenarbeit zwischen Kunde und Lieferant
• Automatische Lieferplanung
• Automatische Benachrichtigungen
• Datenerfassung und statistische Analysen zur Überwachung von Leistung, Verbrauchsänderungen und zur Unterstützung von Verbesserungen
• Integration mit anderen Softwarelösungen

Nachteile:

• Erfordert eine Software-Plattform (Abonnement oder Lizenz, z. B. KanbanRocket)
• Erfordert Bereitschaft zur Nutzung digitaler/innovativer Werkzeuge

Fazit: Welche Lösung wählen?

Papier-Kanban ist nach wie vor eine geeignete Lösung in einfachen, lokalen Kontexten mit nur wenigen Artikeln.
In modernen Unternehmen, die in komplexen Supply Chains oder mit mehreren Standorten tätig sind, stellt die elektronische Version jedoch die natürliche Weiterentwicklung dar.

Mit Lösungen wie KanbanRocket ist es möglich, das Kanban-System zu digitalisieren, seine Lean-Prinzipien zu bewahren und es gleichzeitig enorm zu stärken.

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