Kanban electrónico vs Kanban en papel: ventajas y desventajas

El Kanban (看板) nació en Toyota en la década de 1970 como una herramienta visual para gestionar materiales en stock bajo la lógica pull.
El sistema se basaba en tarjetas físicas reutilizables asociadas a cada contenedor. Cuando el material se consumía, la tarjeta se movía manualmente a un tablero Kanban para señalar la necesidad de reposición.

Con la evolución digital, esta lógica se ha reforzado, dando lugar al Kanban electrónico (e-Kanban o eKanban), que mantiene los principios Lean pero multiplica su eficacia gracias a la tecnología moderna.

En este artículo comparamos el Kanban en papel tradicional y el Kanban electrónico, analizando los pros y contras de ambos.

Kanban en papel: características y limitaciones

El Kanban físico se basa en:

• Tarjetas reutilizables (a veces plastificadas para mayor durabilidad) con código de artículo, cantidad, proveedor, tipo de contenedor, etc.
• Un tablero físico donde se colocan las tarjetas en el momento del consumo (normalmente las columnas representan a los distintos proveedores)
• Un sistema de impresión manual (ej. Excel, Access o generado desde el ERP) para crear o reimprimir tarjetas

Fuente: IEEE Computer Society

Ventajas:

• Extremadamente simple y visual
• Ideal para pequeños departamentos de producción o almacenes con un número reducido de referencias
• Económico de implementar si no se requieren integraciones IT

Desventajas:

• Riesgo real de pérdida de tarjetas (no trazadas, requieren búsqueda/inventario manual)
• Sin trazabilidad digital: imposible conocer el estado de una tarjeta en tiempo real sin verificar físicamente en el supermarket o en el tablero Kanban (que los proveedores no pueden actualizar en tiempo real)
• Planificación manual de las entregas en el tablero (en función del lead time)
• Sin recolección automática de datos (ej. variaciones de consumo o de lead time), lo que imposibilita el análisis estadístico
• Mantenimiento del sistema (dimensionamiento, recálculo de tarjetas) requiere herramientas externas y actualizaciones manuales complejas y que consumen tiempo
• Impresión de tarjetas gestionada con herramientas externas, no integrada en el flujo
• No adecuado para contextos multi-planta o con supply chains extensas
• Las órdenes en el ERP deben crearse manualmente en función de las tarjetas colocadas en el bolsillo “por ordenar” del tablero Kanban
• La entrada de mercancías también es un proceso manual en el ERP

Kanban electrónico: características y beneficios

El Kanban electrónico mantiene la lógica pull del sistema Lean, pero introduce:

• Tarjetas digitales con códigos únicos (ej. QR code o código de barras)
• Seguimiento en tiempo real del estado de cada tarjeta (disponible, liberada, en curso, producida, enviada, etc.)
• Un tablero Kanban digital, siempre actualizado y visible para todos los actores (clientes y proveedores)
• Gestión avanzada de usuarios para definir roles, autorizaciones y visibilidad de cada recurso con unos pocos clics
• Planificación automática: cálculo de la fecha de entrega y visualización en los calendarios de proveedor y cliente
• Integración con ERP y/u otros softwares (ej. WMS) para crear automáticamente órdenes de producción, compra, venta y documentos de entrada de mercancía
• Asistente de dimensionamiento a prueba de errores
• Mantenimiento automático: recálculo del número de tarjetas (u otros parámetros) a lo largo del tiempo gracias al análisis de desviaciones entre parámetros iniciales y reales (ej. variación de consumos)
• Configurador de plantillas de tarjetas y gestión de impresiones
• Business intelligence para el seguimiento de KPI

Ventajas:

• Gestión interna de las impresiones
• Trazabilidad total de las tarjetas
• Reducción drástica de errores y pérdidas de tarjetas
• Mantenimiento y dimensionamiento automáticos
• Colaboración en tiempo real entre cliente y proveedor
• Planificación automática de entregas
• Notificaciones automáticas
• Recolección de datos y análisis estadísticos para monitorizar desempeño, variaciones de consumo y proponer mejoras
• Integración con otros softwares

Desventajas:

• Requiere una plataforma software (suscripción o licencia, como KanbanRocket)
• Requiere predisposición al uso de herramientas digitales/innovadoras

Conclusión: ¿cuál elegir?

El Kanban en papel sigue siendo una solución válida en contextos simples y locales con pocas referencias que gestionar.
Sin embargo, en empresas modernas que operan en supply chains complejas o con múltiples plantas, la versión electrónica representa la evolución natural.

Gracias a soluciones como KanbanRocket, es posible digitalizar el sistema Kanban manteniendo sus principios Lean, pero potenciando enormemente su eficacia.

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