Cómo dimensionar un sistema Kanban: guía práctica para no equivocarse

Cuando se habla de Kanban, a menudo se pone el foco en los aspectos visuales u operativos del sistema: tarjetas, estanterías, señalización.
Pero lo que realmente determina el éxito de un sistema Kanban es algo menos visible, pero mucho más importante: su dimensionamiento.

Un Kanban infradimensionado genera rupturas de stock.
Un Kanban sobredimensionado inmoviliza capital y ocupa espacio innecesario en el almacén.
Ambas situaciones anulan los beneficios.

La clave está en encontrar el equilibrio correcto, partiendo de un conjunto de variables que deben analizarse cuidadosamente.

1. Comprender los consumos: el primer paso (a menudo subestimado)

Todo sistema Kanban nace para satisfacer una demanda.
Por eso, la primera pregunta que hay que hacerse es: ¿cuánto y cómo consumimos este material?

Muchas empresas empiezan con estimaciones aproximadas, como el consumo medio de los últimos meses. Pero esta simplificación suele conducir a errores:

• El consumo medio es fácil de calcular, pero no protege frente a pequeñas fluctuaciones de la demanda.
• El consumo máximo garantiza seguridad, pero genera un sistema sobredimensionado e ineficiente.
• El enfoque más eficaz es utilizar el consumo medio estadístico, que combina rigor y flexibilidad:
  • Se calcula una media móvil de consumos en una ventana temporal igual al lead time, y posteriormente se toma como referencia el percentil 95 de las medias obtenidas.
  • De este modo, se construye un sistema que tiene en cuenta los picos, pero sin exagerar.

Este método permite obtener un dato de consumo robusto, que no depende demasiado de la variabilidad diaria pero que es capaz de reaccionar a las fluctuaciones fisiológicas de la demanda.

2. Lead time y lead time de seguridad: el corazón del sistema

Una vez definidos los consumos, es esencial conocer con precisión el lead time total, es decir, el tiempo que transcurre entre el consumo de un contenedor y su reposición, considerando todas las fases (recepción de pedido, producción, envío).

En el dimensionamiento Kanban, según la situación, debe considerarse el lead time adecuado:

• Lead time de compra: tiempo entre la señal de solicitud y la entrega por parte del proveedor.
• Lead time de producción: tiempo necesario para reponer la tarjeta produciendo internamente el material.
• Lead time de transferencia: en el caso de transferencias internas entre almacenes.
• Lead time de venta: tiempo entre la señal de solicitud y la entrega al cliente.

El sistema Kanban presupone que estos lead times sean constantes y fiables.
Si un proveedor o un centro de trabajo interno no logra mantener plazos estables, la lógica pull pierde eficacia.

Una buena práctica, por ejemplo, es protegerse mediante contratos de suministro en el caso de Kanban de compra.

Dado que el proveedor (interno o externo) podría tener problemas o darse un consumo imprevisto, se introduce también un lead time de seguridad (LTS).
Su objetivo es absorber posibles retrasos o picos imprevistos, mejorando la fiabilidad global del sistema.

El LTS no es un valor fijo, sino que debe definirse en función de las características del sistema:

• Proveedor muy fiable con consumo estable → LTS bajo.
• Proveedor poco fiable con demanda variable → LTS alto, con sobredimensionamiento de protección.

3. Contenedores: una variable a menudo olvidada, pero fundamental

La elección del contenedor no es solo una cuestión logística: tiene un impacto directo en la sostenibilidad del sistema Kanban a lo largo del tiempo.

Una de las preguntas clave es: ¿cuántas veces al día puedo permitirme hacer rotar una tarjeta Kanban en esta referencia?

• Si el contenedor es demasiado pequeño, el operario tendrá que gestionar reaprovisionamientos continuos, afectando sus actividades operativas.
• Si el contenedor es demasiado grande, el sistema se vuelve rígido, poco flexible y aumenta el riesgo de stock inutilizado.

Una buena práctica es evaluar cuidadosamente el tamaño del contenedor.
Si la frecuencia de consumo es demasiado alta, usar un contenedor de segundo nivel:

• En lugar de enganchar una tarjeta a cada caja individual, puede referirse al pallet que las contiene.
• Así se reduce la frecuencia de rotación y se simplifica la complejidad de gestión, sin abandonar la lógica pull.

La ergonomía es otro aspecto fundamental:

• Los materiales pesados requieren contenedores compatibles con carretillas elevadoras.
• Los materiales más ligeros pueden gestionarse manualmente.
• También deben considerarse la frecuencia de movimiento y el layout del almacén.

4. Las fórmulas de dimensionamiento: cambian según el tipo de Kanban

Según el tipo de Kanban, cambian también las lógicas de cálculo del número de tarjetas.

Kanban puro

La forma más clásica. Cada contenedor tiene su propia tarjeta.
El número de tarjetas se calcula así:

A este valor se le puede añadir un stock de seguridad, expresado en días o en porcentaje.

Kanban por lotes

Se utiliza cuando el proveedor o la producción interna trabajan en lotes mucho mayores que el consumo real.
En este caso, las fórmulas difieren del Kanban puro:

La tarjeta circula con cada contenedor, pero el pedido solo se libera cuando se acumula una cantidad suficiente para generar el lote.

Este enfoque permite reducir inventarios, como se muestra en el gráfico siguiente:

Kanban de señal

Las tarjetas Kanban son siempre dos.
Existe un único caso en el que se utiliza una sola tarjeta, colocada en el punto de reorden (ROP): este es el Kanban de señal.

Cuando el stock baja de este umbral, se dispara una señal.
La fórmula a utilizar es:

Aquí no se calculan tarjetas, sino el punto en el que el sistema debe reaccionar.

Condición importante: todo el material debe estar almacenado en una sola ubicación.

Cuando se dimensiona mal

• Se pierde tiempo
• Se pierde dinero
• Se pierde confianza en el método

En cambio, un sistema correctamente diseñado es robusto, sostenible y adaptable a los cambios, siempre que se mantenga adecuadamente.

Herramientas como KanbanRocket permiten automatizar estos análisis y mantener los parámetros siempre actualizados, incluso en contextos complejos con estacionalidad o tendencias.