Cuándo NO usar Kanban: errores comunes que se deben evitar

El Kanban es una herramienta poderosa para gestionar materiales bajo la lógica pull, mejorando la eficiencia y la capacidad de respuesta de la cadena de suministro.
Sin embargo, no es una solución universal. Su aplicación debe evaluarse con cuidado, porque existen contextos en los que Kanban no funciona — o incluso puede empeorar la situación.

En este artículo analizamos los principales errores que cometen las empresas cuando deciden aplicar Kanban sin el análisis preliminar necesario o sin un diseño adecuado del sistema.

1. Aplicar Kanban sin involucrar al proveedor

Uno de los errores más frecuentes es implementar un Kanban de compras sin informar al proveedor.

¿El resultado?
La tarjeta se libera, pero el proveedor no es consciente del nuevo método y sigue trabajando a pedido o con órdenes estándar.

Esto ocurre por la ausencia de:

• Acuerdos formales (ej. órdenes abiertas o contratos marco)
• Especificaciones de suministro con reglas de gestión
• Etiquetado de materiales según la lógica Kanban
• Identificador Kanban en el albarán de entrega

Sin una colaboración estructurada, el flujo Kanban será naturalmente ignorado o eludido, provocando rupturas de stock y urgencias, ya que el proveedor no está en condiciones de estructurar sus procesos (capacidad productiva y materiales).

2. Usar Kanban con consumos erráticos o estacionales

Kanban funciona bien en contextos de consumo estable y repetitivo.

Cuando el consumo está fuertemente afectado por picos, tendencias variables o estacionalidad, el sistema suele entrar en crisis:

• Durante los picos → el dimensionamiento es insuficiente → ruptura de stock
• Durante las bajas → aumentan los inventarios → desperdicio y capital inmovilizado

3. Sobredimensionar las tarjetas “por miedo”

Muchas empresas, por “seguridad”, establecen niveles de stock inflados al iniciar el sistema.

El resultado es un Kanban sobredimensionado que:

• Ralentiza la rotación de inventario
• Aumenta el espacio ocupado
• Inmoviliza capital innecesariamente

El dimensionamiento Kanban no debe improvisarse: debe ser calculado científicamente sobre una base estadística y actualizado con el tiempo.

4. Aplicar Kanban de manera rígida y estándar

Otro error común es aplicar la misma “regla Kanban” a todos los códigos.

Cada artículo, sin embargo, tiene sus propias características logísticas y productivas.

Ejemplo:
Si un artículo está sujeto a operaciones de corte de chapa, la cantidad por tarjeta deberá ajustarse en función de la optimización de la lámina (nesting), y no solo en base al consumo estadístico diario.

5. Sustituir el MRP por Kanban sin criterio

Un error grave es pensar que se puede sustituir completamente el MRP por Kanban sin realizar antes los análisis y decisiones necesarios.

Los dos sistemas no son competidores, sino complementarios.

Kanban debe aplicarse únicamente a los materiales que:

• Tienen consumo constante
• Tienen plazos de entrega estables
• Son aptos para la gestión pull

Para todos los demás (ej. artículos con demanda irregular, compras puntuales, etc.), el MRP o la lógica push sigue siendo más apropiada.

6. Dejar el sistema Kanban sin mantenimiento

Un Kanban bien dimensionado hoy puede no ser válido dentro de unos meses.

¿Por qué? Las condiciones cambian:

• Cambia el plan de producción
• Cambian los proveedores o los plazos de entrega
• Cambia la demanda

Si el sistema no se mantiene con herramientas adecuadas (ej. propuestas de actualización automática como en KanbanRocket), se corre el riesgo de:

• Stock insuficiente en los artículos en crecimiento
• Exceso de stock en los artículos en descenso
• Pérdida total de eficiencia

7. Resistencias culturales (cada vez más raras, pero aún existentes)

Algunos operarios o proveedores, poco habituados al método pull, tienden a ignorar o evadir el sistema Kanban:

• Reaprovisionan “a ojo”
• Retiran sin liberar tarjetas
• Envían mercancía sin respetar las cantidades por contenedor

Hoy esto es cada vez más raro, pero en contextos poco maduros, sigue siendo un riesgo.

Conclusión

Kanban es una herramienta eficaz, pero solo si está diseñada correctamente y de manera consciente.

Antes de introducirlo, es fundamental:

• Clasificar los materiales (ej. con un análisis ABC-RRS)
• Verificar la viabilidad operativa
• Involucrar a todos los actores (clientes, proveedores, operarios)
• Diseñar el sistema científicamente
• Asegurar un mantenimiento continuo

👉 Un Kanban improvisado no funciona.
Un Kanban bien diseñado es una palanca poderosa para eliminar urgencias, reducir inventarios y agilizar los flujos.