Kanban elettronico vs Kanban cartaceo:
vantaggi e svantaggi

Il Kanban (看板) nasce in Toyota negli anni ’70 come strumento visivo per la gestione dei materiali a scorta secondo logiche pull. Il sistema prevedeva cartellini fisici, riutilizzabili, associati a ogni contenitore. Quando il materiale veniva consumato, il cartellino veniva spostato manualmente su una lavagna (Kanban board) per segnalare la necessità di riapprovvigionamento. Con l’evoluzione digitale, questa logica è stata potenziata dando vita al Kanban elettronico (e-Kanban o eKanban), che mantiene i principi lean ma ne amplifica l’efficacia grazie alla tecnologia moderna.

In questo articolo mettiamo a confronto il Kanban cartaceo tradizionale e il Kanban elettronico, analizzando i pro e contro di entrambi

Kanban cartaceo: caratteristiche e limiti

Il Kanban fisico si basa su:

• Cartellini riutilizzabili (eventualmente plastificati per durare nel tempo) con codice articolo, quantità, fornitore, tipo contenitore, ecc.
• Una lavagna fisica dove posizionare i cartellini al momento del consumo (di solito le colonne contengono i diversi fornitori)
• Un sistema di stampa manuale (es. Excel, Access o dall’ERP) per creare nuovi cartellini o ristamparli

FONTE: https://www.computer.org/csdl/magazine/it/2023/04/10224798/1PI5VaQzuog

Vantaggi:

• Estremamente semplice e visivo
• Ideale per piccoli reparti produttivi o magazzini con basso numero di codici
• Economico da implementare, se non servono integrazioni IT

Svantaggi:

• Reale rischio di perdita dei cartellini (non tracciati e da ricercare / inventariare manualmente)
• Nessuna tracciabilità digitale: impossibile sapere lo stato in cui si trova un cartellino in tempo reale se non andando a vedere fisicamente nel supermarket o all’interno della kanban board (nella quale lo stato non è aggiornato in tempo reale dal fornitore)
• Pianificazione manuale delle consegne sulla lavagna (sulla base del lead time)
• Nessuna raccolta automatica dei dati (esempio su variazioni di consumi o lead time) e quindi impossibilità di analisi statistiche
• La manutenzione del sistema (dimensionamento, ricalcolo cartellini) richiede tool esterni e aggiornamenti manuali di solito complessi e time consuming
• La stampa dei cartellini deve essere gestita con strumenti esterni e non è integrata nel flusso
• Non è adatto a contesti multi-stabilimento o quando si hanno supply chain estese
• Gli ordini nell’ERP devono essere creati manualmente in base al posizionamento dei cartellini nella tasca “da ordinare” della kanban board
• Anche l’ingresso merce è un processo manuale nell’ERP

Kanban elettronico: caratteristiche e vantaggi

Il Kanban elettronico mantiene la logica pull del sistema lean, ma introduce:

• Cartellini digitali con codice univoco (es. QR code o barcode)
• Tracciamento in tempo reale dello stato di ogni cartellino (disponibile, rilasciato, in lavorazione, prodotto, spedito, ecc.)
• Lavagna Kanban digitale sempre aggiornata, visibile da tutti gli attori (clienti e fornitori)
• Gestione avanzata degli utenti per definire ruolo, autorizzazioni e visibilità necessaria a ciascuna risorsa del team con pochi click
• Pianificazione automatica: calcolo della data consegna e visualizzazione nei rispettivi calendari fornitore e cliente
• Integrazione con ERP e/o altri software (es. WMS) per creare automaticamente ordini di produzione, acquisto, vendita e documenti di ingresso merce
• Il dimensionamento guidato e a prova di errore
• Manutenzione automatica: ricalcolo automatico del numero dei cartellini (o altri parametri) nel tempo grazie all’analisi di scostamento tra i parametri iniziali e quelli effettivi come ad esempio la variazione di consumi nel tempo
• Configuratore dei template dei cartellini e gestione delle stampe
• Business intelligence per il monitoraggio dei KPI

Vantaggi:

• Gestione interna delle stampe
• Tracciabilità totale dei cartellini
• Riduzione drastica degli errori e delle perdite di cartellini
• Manutenzione e dimensionamento automatici
• Collaborazione real time tra cliente e fornitore
• Pianificazione automatica delle consegne
• Notifiche automatiche
• Raccolta dati e analisi statistiche per monitorare performance, variazioni di consumo e proporre miglioramenti
• Integrazione con altri software

Svantaggi:

• Richiede una piattaforma software in abbonamento o in acquisto (come KanbanRocket)
• Richiede propensione all’utilizzo di strumenti innovativi / software

Conclusione: quale scegliere?

Il Kanban cartaceo è ancora valido in contesti semplici, locali e con pochi articoli da gestire. Tuttavia, nelle aziende moderne che operano in supply chain complesse o con più stabilimenti, la versione elettronica rappresenta l’evoluzione naturale.

Grazie a strumenti come KanbanRocket, è possibile digitalizzare il sistema Kanban mantenendone i principi lean, ma al contempo potenziandolo enormemente.

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